طراحی ست اداری
ست اداری مجموعه ای از اقلام اداری مثل سربرگ، کارت ویزیت، سررسید، دفترچه، پاکت نامه، فاکتور و … است که در سازمان ها برا مصارف داخلی و خارجی استفاده می شود. هدف اصلی برای داشتن ست اداری هویت سازی یا برند سازی است. در کنار آن اعتماد سازی نیز در مشتریان شکل می گیرد و هماهنگی میان سازمان شما را افزایش خواهد داد. ست اداری به طور مستقیم در حافظه بصری مشتریان می ماند. کدام سازمان است که نخواهد در یادها ماندگار شود؟ یکی از راه هایی که می توانید جدی گرفته شوید داشتن ست اداری هماهنگ با رنگ سازمانی است.
داشتن یک ست اداری می تواند به افزایش امنیت سازمان شما کمک بسزایی کند چرا که دیگر کسی بدون داشتن سربرگ مخصوص به شما نمی تواند درخواست هایی از طرف سازمان به ثبت برساند. در نتیجه باید مراقب بود که ست اداری شما در دستان چه اشخاصی است. اقلام ست اداری در گذشته محدود تر از الان بودند اما امروزه با وسعت دانش و نیاز های اساسی شرکت ها، ست اقلام اداری نیز گسترده تر شده است. امروزه کم تر شرکتی را می توان یافت که از ست اداری استفاده نکرده باشد. شما با داشتن یک ست اداری شکیل می توانید با عظمت دیده شوید.
ست اداری شامل موارد زیر می باشد
سربرگ A4 و A5 (برای مکاتبات رسمی)
دفتر یادداشت
پاکت A4 و A5 (برای تبادل قراردادها، چک، پول نقد، نامه های اداری و…)
کارت ویزیت (جهت معرفی سازمان به مشتریان تازه)
پاکت ملخی
کاتالوگ
بروشور
پوشه
و موارد اختیاری دیگر مثل جلد سی دی، خودکار های تبلیغاتی، فرم های ثبت نامی، سنجاق سینه، کارت معرفی اعضا و …
یکی از اصلی ترین مواردی که در طراحی ست اداری باید مورد توجه قرار دهید این است که هماهنگی بین اقلام اداری باید به زیبا ترین حالت ممکن رعایت شود. اگر اصل هماهنگی در ست اداری رعایت نشود دیگر نمی توان ماهیت آن را به عنوان ست اداری قلمداد کرد. در نتیجه اولین اصل برای طراحی ست اداری رعایت اصل هماهنگی است.
نکته دیگری که باید به آن در هماهنگی طراحی ست اداری توجه کرد هماهنگی بیرونی و درونی است. تعریف هماهنگی بیرونی با هماهنگی درونی متفاوت است. اینکه می گوییم طراحی ست اداری باید از هماهنگی درونی برخوردار باشد بدین معناست که اقلام مختلف ست اداری باید در طراحی خود از اصول مشخصی پیروی کنند. برای مثال رنگ های استفاده شده در آن ها به یک صورت باشد یا نوع خطوط به کار رفته در قلم اول با قلم بعدی فرق نکند. این اقلام در عین حال که هماهنگی درونی دارند باید هماهنگی بیرونی نیز داشته باشند. بدین معنی که آن ها باید با طرحی که در خود ساختمان شرکت به کار گرفته شده همگون باشند یا از طراحی سایت شرکت، ایده گرفته باشند.
اصل دومی که باید مورد توجه واقع شود نوع کسب و کار شرکت است. همواره برای طراحی ابزار های تبلیغاتی مختلف باید به نوع خدماتی که شرکت مد نظر ارائه می دهد توجه نمود. شکل طراحی باید با نوع خدمات شرکت همبستگی داشته باشد. برای مثال طراحی ست اداری یک شرکت تولید کننده فرش با طراحی یک شرکت املاک مسکن به طور کل فرق می کند. در نتیجه اهمیت نقشی که نوع خدمات روی طراحی می گذارند را دست کم نگیرید.
اصل سومی که باید مد نظر قرار دهیم اطلاعات شرکت است. یکی از مواردی که باید در تمام اقلام اداری درج شود اطلاعاتی مثل نام شرکت، لوگو، آدرس، ایمیل، شماره شرکت و… است. چرا که یکی از کاربردهای اساسی اقلام اداری انجام تبلیغات برای شرکت و گذاشتن راهی برای مشتری برای یافتن مسیر رسیدن به ماست. در نتیجه اگر این مورد روی ست اداری اجرا نشود در نتیجه یکی از مهم ترین عنصر های ست اداری یعنی عنصر تبلیغات حذف خواهد شد.
اصل چهارم انتخاب نوع کاغذ مصرفی برای ست اداری شماست. شما می توانید نوع کاغذ را بسته به نوع قلم اداری تغییر دهید و یا همه را با یک نوع کاغذ تولید کنید. گرماژ های مختلفی برای کاغذ ها وجود دارد. هرچه گرماژ کاغذ بیش تر باشد استحکام آن افزایش یافته و حجم و وزن کاغذ بیش تر خواهد شد. تنوع کاغذ به گرماژ آن ختم نمی شود و شما می توانید جنس کاغذ خود را بین موارد مختلف انتخاب کنید. به طور مثال برای منحصر به فردی و القای حس لوکس به مشتری می توانید از کاغذ گلاسه به جای کاغذ تحریر استفاده کنید.
در جلسات مشاوره برای طراحی، معمولا طراحان به مشتریان توصیه می کنند که در طراحی ست اداری اندازه اقلام و اوراق اداری را از بین اندازه های استاندارد و معمول استفاده کنند. بدین خاطر که در دنیای چاپ اوراق ما با محدودیت های زیادی مواجه هستیم که مهم ترین آن ها هزینه چاپ اقلام است. اگر اوراق اداری در اندازه های استاندارد چاپ نشوند هزینه های چاپ چندین برابر خواهند شد. این مسئله در مقیاس وسیع تر می تواند فاجعه بار باشد. دلیل دیگر برای انتخاب اندازه استاندارد برای چاپ اوراق اداری کاهش زمان چاپ است. معمولا چاپ اقلام اداری بین سه روز تا یک هفته زمان می برد قسمت بزرگ آن برای چاپ پاکت نامه ها صرف می شود. با انتخاب یک سایز غیر استاندارد می توان زمان چاپ آن را به چندین ماه افزایش داد و این باعث عقب انداختن زمان لازم برای تبلیغات شرکت و محتمل ضرر و زیان شدن است.
یکی از مزایایی که ست اداری نسبت به دیگر اقلام تبلیغاتی دارد این است که ست اداری به روش های مختلفی شرکت شما را معرفی می کند. یعنی هم به روش مستقیم و هم به روش غیر مستقیم. همچنین شما می توانید با انتخاب بین اقلام اداری ضروری تری که نیاز دارید بسته به نیاز شرکتتان هزینه های چاپ اقلام اداری خود را محدود کنید و دور ریز کمتری داشته باشید. ست اداری این قدرت انتخاب را به مجموعه شما خواهد داد.
برای طراحی ست اداری می توانید از انواع پترن ها، خطوط کشیده شده توسط طراح، عکس های با کیفیت و … استفاده کنید. تنها چیزی که مهم است این است که طرح نهایی باید حسی که می خواستید به مشتری القا کنید را مهیا کند. می توانید برای شخصی سازی بیش تر تصاویری که به طور اختصاصی از طرف شرکت خود گرفته اید استفاده کنید.
اوراق اداری وسیله ای برای نشان دادن اینکه شما کیستید، چه می کنید و کار شما چه قدر با ارزش باید قلمداد شود است. در دنیای تکنولوژی امروز همچنان استفاده از کاغذ رواج دارد. تاثیری که درخواست های کاغذی و مکتوب روی مشتری می گذارند با درخواست های مَجازی قابل مقایسه نیست. چه برسد به اینکه روی آن کاغذ یا برگه درخواست لوگوی شما نیز خورده باشد. اولین کاری که یک مجموعه پر قدرت خواهان انجام آن است با قدرت دیده شدن است. نظم و هماهنگی یکی از عناصر مهم برای رسیدن به موفقیت نه چندان دور است. این نظم و هماهنگی را در اقلام اداری می توان جست و جو کرد. با داشتن اقلام اداری نه تنها کامل دیده می شوید بلکه به امور کاری خود نظم خواهید داد.
برای ساخت ست اداری طراحی های گوناگونی وجود دارد. برای مثل شما می توانید جنس اقلام خود را به صورت ساده یا بافت دار انتخاب کنید و یا از طلاکوبی یا نقره کوبی بهره ببرید. شما میتوانید برای تولید ست اداری از کاغذ هایی با گرماژ 80 گرم تا 120 گرم استفاده کنید. کاغذ 80 گرم نسبت به 100 گرم ضخامت بیش تری داشته و برای طرح های ساده تر مناسب است. چرا که این نوع کاغذ ها محدودیت چاپ رنگ داشته و ممکن است طرح نهایی فاصله زیادی با طرح دیجیتال داشته باشد. اما چاپ روی کاغذ های 100 گرمی این مشکل را نداشته وطرح نهایی با کیفیت بیش تری تولید خواهد شد.
کاغذ کتان 120 گرمی یکی از بهترین و باکیفیت ترین نوع کاغذ است. رنگ ها روی این کاغذ بسیار با کیفیت دیده می شوند و زبری خاصی که این کاغذ دارد باعث ایجاد حسی لوکس در مصرف کنندگان خواهد شد.
ست اداری
یکی از ابزارهای مورد نیاز در هر سازمانی ست اداری می باشد، ست اداری به مجموعه ای از سربرگ ها، کارت ویزیت، پاکت اداری، یادداشت ها، فولدر، لیبل، اشیاء تبلیغاتی مانند خودکار جهت انجام امور اداری و… استفاده می شود گفته می شود برای طراحی ست اداری لازم است که به مواردی مانند رنگ سازمانی و زمینه فعالیت سازمان هماهنگی داشته باشد استفاده از ست اداری مانع از کپی برداری از مکاتبات و اسناد سازمان می شود و همچنین هویت سازمان نزد مشتریان معتبر مطرح می شود و در برند سازی سازمان نقش به سزایی ایفا می کند.
طراحی ست اداری
برای تهیه ست اداری به سربرگ، کارت ویزیت، پاکت نامه، فولدر، دفترچه یادداشت، لوگو، گرماژ بالا نیاز دارید هر یک از این موارد را به ترتیب توضیح می دهیم.
تهیه لوگو
وجود لوگو برای طراحی ست اداری امری ضروری می باشد که باید قبل تهیه لوگو یک رنگ سازمانی برای آن سازمان مشخص شود سپس با توجه به نوع فعالیت سازمان و اهداف لوگو طراحی شود وجود لوگو در سازمان هویت سازمان را در چند ثانیه معرفی می کند و باید به گونه ای طراحی شود که پیام را سریعا به مخاطب منتقل کند لوگو می توان به صورت تصویر و نوشته (لوگو تایپ) باشد.
تهیه سربرگ
یکی از مواردی که هنگام طراحی ست اداری به آن توجه کنیم تهیه سربرگ است که به عنوان مهمترین بخش در طراحی ست اداری می باشد سربرگ به عنوان اصلی ترین بخش در ست اداری می باشد سربرگ ها برای مکاتبات اداری در کاغذهایی با سایزهای A4,A5,A6,B6 طراحی می شوند برای تهیه سربرگ اطلاعاتی مانند لوگو، آدرس، شماره تماس، تاریخ و شماره پیوست قرار می گیرد از سربرگ ها برای صدور فاکتور، مکاتبات اداری ، قرارداد ها و یادداشت برداری استفاده می شود استفاده از لوگو در هنگام تهیه سربرگ به کسب و کار شما هویت می بخشد.
چاپ کارت ویزیت
یکی دیگر از عناصر مهم در طراحی ست اداری تهیه کارت ویزیت می باشد با استفاده از کارت ویزیت می توانید هویت سازمان را مشخص کنید و به عنوان یکی از ابزارهای تبلیغاتی و بازاریابی برای معرفی سازمان استفاده می شود اطلاعاتی که در کارت ویزیت قرار می گیرد شامل: نام سازمان، لوگو، شماره تماس، آدرس، ایمیل و… می باشد ارائه کارت ویزیت به مشتریان خود کار بازاریابی را انجام می دهید این نوع کارت به عنوان کارت بیزینسی نیز شناخته می شود کارت ویزیت یا کارت تجاری سازمان باید به گونه ای تهیه شود که سازمان را چند ثانیه معرفی کند و همچنین برای جذب مشتریان باید از جلوه بصری برخوردار باشد، برای چاپ کارت ویزیت از کاغذهایی با جنس گلاسه، سلفون مات و براق،PVC، لمینت استفاده می شود.
پاکت نامه های اداری
پاکت نامه های اداری یکی از عناصر مهم در طراحی ست اداری می باشد در پاکت نامه های اداری اطلاعاتی مانند لوگو، آدرس، شماره تماس، نام سازمان قرار می گیرد از پاکت نامه های اداری برای ارسال فاکتور، نامه و هدیه استفاده می شود از کاغذ هایی با سایز A4,A5 استفاده می شود داشتن پاکت نامه برای مواردی مانند ارسال مکاتبات ادرای و… هویت و اعتبار سازمان را مشخص می کند استفاده از پاکت نامه در سازمان نشان دهنده نظم و قانون حاکم بر آن سازمان می باشد.
فولدر
یک عنصر مهم دیگر برای طراحی ست اداری تهیه فولدر می باشد از پوشه برای نگه داری اسناد و مدارک، نامه ها و مکاتبات اداری، سربرگ ها، کارت های ویزیت، کاتالوگ و بروشور محصولات استفاده می شود با دسته بندی آن ها نظم و هماهنگی در سازمان ایجاد می کند. اطلاعاتی که در زمان طراحی فولدر قرار می گیرد عبارتند از: لوگو، نام سازمان، زمینه فعالیت و شعار سازمان می باشد همچنین باید مانند دیگر عناصر ست اداری از رنگ سازمانی استفاده شود برای چاپ فولدر از کاغذ هایی از جنس پالتویی با سایز های استاندارد A4,A5 و در سایز های دیگر B4,B5 استفاده می شود. فولدر به عنوان یکی دیگر از راه های تبلیغاتی است در آن می توانید کاتالوگ و بروشور محصولات را در آن قرار دهید و به مشتریان خود ارائه دهید از فولدرها در سازمان ها، نمایشگاه ها، همایش ها، کنسرت ها ، دبیرخانه ها و… استفاده می شود.
دفترچه یادداشت
یکی دیگر از اجزای تشکیل دهنده ست اداری تهیه دفترچه یادداشت می باشد از دفترچه یادداشت برای مصرف شخصی کارمندان در اداره ها استفاده می شود در آن می توانید لیستی از کارهایی که باید در سازمان انجام شود مانند قرار های کاری، جلسات مهم، شماره تماس های مشتریان را یادداشت کنید در زمان طرحی جلد دفترچه یادداشت اطلاعاتی مانند لوگو، رنگ سازمانی، نام سازمان در آن درج می شود از دفترچه یادداشت در سمینار ها برای یادداشت برداری عناوین سخنرانی، برنامه ریزی روزانه استفاده می شود.
چاپ ست اداری
چاپ ست اداری برای کاتالوگ، سربرگ، کارت ویزیت، پاکت اداری، یادداشت ها، فولدر و لیبل استفاده می شود به قبل از اینکه به مرحله چاپ برسیم نیاز است که مشخص کنیم که این طرح قرار است بر روی چه نوع کاغذی طراحی شود برای چاپ ست اداری می توان از کاغذ های دارای جنس تحریر و کتان استفاده می شود صورت کلی چاپ ست اداری به دو صورت اختصاصی و عمومی (افست) استفاده می شود طرح ها بر روی کاغذهای تحریر با گرماژ 80 چاپ می شوند و برای چاپ بر روی کاغذهای کتان در گرماژ 180 استفاده می شود.
نکات مهم در طراحی سربرگ
نکات مهم در زمان طراحی سربرگ شامل موارد زیر می باشد
هماهنگی
در زمان طراحی ست اداری نیاز است هماهنگی بین اقلام اداری برقرار باشد این هماهنگی می تواند درون سازمانی یا برون سازمانی باشد هماهنگی های درون سازمانی شامل خطوط، سایز، فونت ترکیب رنگی استفاده شده در سازمان باشد هر موردی که در زمان طراحی به آن توجه نشان دادیم. هماهنگی برون سازمانی به این منظور می باشد که بین طراحی ست اداری که انجام داده شده با موارد دیگر سازمان هماهنگی داشته باشد به عنوان مثال ترکیب رنگی که ست اداری استفاده شده است باید با ترکیب رنگی که در سایت استفاده شده با هم هماهنگی داشته باشد.
گرماژ بالا
جهت اقدام برای چاپ ست اداری نیاز است که کاغذهایی با گرماژ بالا مانند کتان با گرم 160 و تحریر با گرم 80 استفاده کنید.
فونت
در هنگام طراحی باید از فونت های مناسب با سازمان استفاده شود انتخاب نوع و سایز فونت در طراحی از اهمیت بالایی برخوردار است رایج ترین سایز فونتی که برای طراحی 10pt می باشد.
شخصی سازی
برای داشتن یک طراحی منحصر به فرد نیاز است که با توجه به سازمان از چند رنگ متنوع استفاده کنید تا طرح از جلوه بصری مناسبی برخوردار باشد برای چاپ ست اداری می توانید از خدماتی مانند طلا کوب، نقره کوب، برجسته سازی و… استفاده کنید.
سادگی
حتی المقدور باید طراحی به صورت ساده باشد باید فضایی برای محتوا یا متن در نظر بگیرید برای طراحی اقلام اداری می توان المان های طراحی را بالا و معمولا از قسمت های پایین برای محتوا استفاده کنید به عنوان مثال می توان برای طراحی سربرگ المان های طرحی مانند لوگو، تاریخ، شماره پیوست را بالا بگذارید و در پایین سربرگ آدرس و شماره های تلفن قرار بگیرد و محتوای نوشته در وسط برگه قرار می گیرد.
استفاده از رنگ پس زمینه سفید
در زمان طراحی برای اینکه در زمان چاپ و فکس و کپی مسئله ای پیش نیاید از رنگ سفید استفاده کنید.
رعایت استانداردها
برای اینکه یک طراحی خوب و کار آمد داشته باشید نیاز است که برای طراحی اقلام از سایز های استاندارد استفاده کنید همان طور که قبلا اشاره شد به عنوان مثال برای تهیه سربرگ از سایزهای استاندارد A4,A5 استفاده می شود.
خلاقیت
برای طراحی اقلام ست اداری نیاز است که این کار توسط شخصی ایده پرداز و خلاق انجام می شود این طرح باید به صورت منحصر به فرد طراحی شود تا بتواند آن پیام را به مخاطب منتقل کند و در نهایت باعث جذب مخاطب شود