طراحی پاکت نامه
پاکت نامه ها ابزاری برای نقل و انتقالات نامه ها در خارج از سازمان و یا داخل سازمان هستند که نقش بسیار مهم و اساسی در اوراق اداری ایفا می کند. پاکت نامه ها که یکی از اقلام ضروری ست اداری هستند، طراحی ای هماهنگ با دیگر اقلام اداری داشته و باید لوگو و رنگ سازمانی شما روی آن به کار گرفته شده باشد.
چرا به پاکت نامه ها نیاز داریم؟
شما به پاکت نامه ها برای ارسال نامه های اداری و قرار دادها نیاز خواهید داشت. پاکت نامه ها همانند دیگر اقلام ست اداری یکی از روش هایی هستند که به وسیله آن می توانید اعتبار سازمانی خود را افزایش دهید. هر سازمانی به دنبال دست و پا کردن اعتباری برای خود است تا بتواند اعتماد مشتریان خود را جلب کرده و خدمات خود را به آنان عرضه کند. در نتیجه پاکت نامه ها رابطه مستقیمی با اعتبار سازی و به دنبال آن اعتماد سازی دارند.
پاکت نامه ای که فقط و فقط به صورت اختصاصی برای شرکت شما طراحی شده باشد می تواند باعث بالا رفتن جایگاه شما در بین دیگر رقبایتان شود. در دنیای پر رقابت امروز جدا افتادن از دنیای تبلیغات و برند سازی می تواند منجر به ورشکستگی و نابودی کسب و کار ها شود. با استفاده از پاکت نامه علاوه بر اینکه می توان از مفاد درون آن با صرف هزینه ای کم حفاظت کرد، می توان به وسیله آن رسمی تر دیده شد.
پاکت نامه ها چگونه باید طراحی شوند؟
شما باید روی پاکت نامه های خود اطلاعات شرکت خود را ثبت کنید تا برند سازی صورت پذیرد. اطلاعاتی مثل نام سازمان، لوگو، آدرس محل کار، شماره تلفن، آدرس ایمیل و وب سایت و … می تواند روی پاکت نامه درج شود. از آنجایی که سربرگ ها درون پاکت نامه ها قرار می گیرند، هماهنگی در طراحی سربرگ و پاکت نامه می تواند برای مشتریان بسیار جذاب و گیرا بوده و شما را در ذهن افراد به یاد ماندنی کند. این نشان می دهد که شرکت شما بسیار حرفه ای و منظم است و شما حتی به کوچک ترین چیز ها هم اهمیت می دهید. در طراحی پاکت نامه باید به این نکته توجه کرد که بهتر است لوگوی شرکت در گوشه بالا و سمت چپ درج شود چرا که محلی برای چسباندن و درج تمبر باید وجود داشته باشد.
سعی کنید تا جای ممکن قسمت هایی که برای نوشتن آدرس نیاز هستند را خالی بگذارید تا بعد ها به مشکل برنخورید. پاکت نامه ها در دو اندازه A4 و A5 می توانند تولید شوند. آن ها در قسمتی که اجزا باید به هم بچسبند بدون رنگ چاپ می شوند تا این اجزا بهتر به هم متصل شوند. در طراحی پاکت نامه خود به این دقت کنید که باید بخشی از کار را به عنوان حاشیه امن نگه دارید تا در زمان چاپ اطلاعات ارزشمند شما برش نخورند و حذف نشوند. طراحی این حاشیه ها معمولا در فایل نهایی بسیار ساده هستند و معمولا طراحی های اساسی در آن ها قرار نمی گیرند.
برای چاپ پاکت نامه از چه نوع کاغذی استفاده کنیم؟
برای چاپ پاکت نامه می توانید از کاغذهای کرافت و یا گلاسه بهره ببرید که از بین این دو کاغذ، کاغذ گلاسه هزینه بیش تری را به خود اختصاص می دهد.کاغذ گلاسه که به آن کاغذ روغنی نیز می گویند کاغذی محکم و براق است که بسیاری از سازمان ها برای بهتر دیده شدن از آن بهره می برند. معمولا از این کاغذ برای چاپ اقلام مهم اداری می توان استفاده کرد. این کاغذ از آن جایی که سطح بسیار صافی دارد، مرکب را به خود جذب نکرده و باعث شفاف دیده شدن متون روی کاغذ می شود. البته این بدین معنا نیست که استفاده از کاغذ گلاسه برای بهتر دیده شدن ضروری است بلکه برحسب نیاز می توان از آن استفاده کرد. گاهی استفاده از کاغذ تحریر به جای کاغذ گلاسه می تواند انتخاب بهتری باشد. کاغذ کرافت کاغذی مناسب بسته بوده و از آن جایی که از مقاومت بالایی برخوردار است می تواند در کنار کاغذ گلاسه انتخاب خوبی برای پاکت نامه ها باشد.
انواع پاکت نامه ها
پاکت نامه ها بسته به کاربردشان به انواع مختلفی تقسیم می شوند. از پاکت های فانتزی گرفته تا پاکت های اداری. پاکت های فانتزی برای هر کسب و کاری قابل استفاده نیست. این نوع پاکت ها برای کسب و کار هایی که در کار خود نیازمند خلاقیت هستند بسیار پر کاربرد است. از آن جایی که برای تولید پاکت نامه های فانتزی به خلاقیت زیادی احتیاج دارید از رقبایتان کاملا متمایز می شوید. دقت کنید کارآمدی پاکت نامه نباید فدای خلاقیت در طراحی آن شود. پاکت نامه های فانتزی همچون دیگر پاکت نامه ها باید بتوانند از نامه های شما محافظت کرده و محلی برای درج تمبر و آدرس نیز داشته باشد. پاکت های دیگری نیز درکنار پاکت نامه های فانتزی وجود دارند. برای مثال پاکت نامه های اداری که برخلاف پاکت نامه های فانتزی از طراحی های رسمی تری برخوردارند، بیش تر برای شرکت هایی کاربرد دارد که خواهان نظم دهی بیش تر به اوضاع سازمانی خود هستند و می خواهند حرفه ای ودقیق دیده شوند.
درکل هرچه طراحی پاکت نامه شما ساده تر باشد شکیل تر خواهد بود. البته این موضوع به نوع کسب و کار و سلیقه شما بستگی دارد. گاهی پاکت نامه هایی با طرح های شلوغ و منحصر به فرد می تواند شما را از رقبا متمایز کرده و خط حمله ای برای تبلیغات باشند. پاکت نامه های ساده هم نوع دیگری از پاکت نامه ها هستند که هیچ نوع طراحی خاصی برای آن در نظر گرفته نشده است و لوگویی روی آن ها درج نشده است. البته این پاکت نامه ها علاوه بر رنگ سفید می توانند در رنگ های متنوعی عرضه شوند. اما این پاکت نامه ها برای استفاده سازمان ها مناسب نیستند. آن ها پاکت نامه هایی معمولی هستند که هر شخصی می تواند از آن ها استفاده کند. یک پاکت نامه معمولی برای یک سازمان مناسب نیست چرا که هیچ نشانی از اینکه این پاکت نامه به این سازمان تعلق دارد وجود نداشته و استفاده از آن ها به عنوان اقلام اداری می تواند باعث شود که شکتتان جدی تلقی نشود.
برای چاپ پاکت نامه از چه روشی استفاده کنیم؟
اگر سازمان بزرگی هستید و از اوراق اداری به میزان بسیار وسیعی استفاده می کنید می توانید با استفاده از چاپ افست آن ها را با کیفیت بالا و مقیاس وسیع چاپ کنید و اینگونه از بسیاری از هزینه ها بکاهید. اما اگر مصرف اوراق اداری شما محدود است می توانید با چاپ دیجیتال از تولید بیش از حد بکاهید. البته در این روش خروجی نهایی از کیفیت کم تری برخوردار است. یکی از مزیت هایی که چاپ دیجیتال نسبت به چاپ افست دارد این است که این نوع چاپ خروجی را سریع تر به شما تحویل می دهد و از نظر سرعت بسیار سریع تر از چاپ افست عمل می کند. برای چاپ پاکت نامه می توان از چاپ ریسو نیز استفاده کرد که هزینه چاپ آن نسبت به افست بسیار پایین تر است.
دقت کنید که در چاپ ریسو انتخاب رنگ ها بسیار محدود است و از این چاپ بیشتر برای چاپ محتواهای سیاه و سفید استفاده می شود. همچنین اگر می خواهید روی پاکت نامه خود عکس چاپ کنید بهتر است از چاپ افست بهره ببرید. چرا که نسبت به چاپ ریسو و دیجیتال هم کیفیت بهتری دارد و هم محدودیت انتخاب رنگ در آن وجود ندارد. در هنگام طراحی و چاپ پاکت نامه می توانید شکل درب پاکت نامه خود را نیز انتخاب کنید. به طور مثال می توانید انتخاب کنید که آیا درب پاکت نامه شما چسبی باشد یا خیر. همچنین اشکال مختلفی را می توان روی درب پاکت نامه ها پیاده کرد. برای مثال لب گرد، لب تیز، هوایی، لب صاف، ذوزنقه و …
پاکت نامه چیست
یکی از اجزای ست اداری پاکت نامه می باشد از آن برای ارسال مکاتبات اداری استفاده می شود در زمان طراحی پاکت نامه باید توجه کنیم چه اطلاعاتی قرار است در آن درج شود این اطلاعات شامل نام سازمان، لوگو سازمان، آدرس، شماره تماس، آدرس وب سایت ، ایمیل، آدرس فرستنده و آدرس گیرنده می شود با درج اطلاعات در پاکت نامه و با طراحی منحصر به فرد پاکت نامه نوعی بازار یابی انجام می دهید و این عامل در جذب مخاطب تاثیر به سزایی دارد در زمان طراحی پاکت نامه نوع و سایز فونت از اهمیت فراوانی برخوردار می باشد دلیل استفاده از پاکت نامه نگهداری درست از محتوای داخل پاکت (مانند پیش فاکتور، نامه، رسید ها و … ) می باشد ارائه مکاتبات اداری در قالب پاکت نامه نشان دهنده اعتبار و احترام به آن سازمان یا شخص می باشد.
انواع پاکت نامه ها
انواع مختلف پاکت نامه ها شامل پاکت نامه های ملخی و ژاپنی می باشد پاکت نامه های ملخی و ژاپنی در سایزهای 22*11 طراحی می شوند دسته ای از پاکت نامه ها در سایز های A4,A5,A3,B4 طراحی می شوند.
مراحل طراحی پاکت نامه
جهت طراحی پاکت نامه ها باید مراحل زیر را انجام دهید. گام اول: تعیین ابعاد پاکت نامه در زمان طراحی پاکت نامه ابتدا باید مشخص کنیم قرار هست این پاکت نامه در چه سایزی طراحی شود در بخش پیشین سایز های رایج برای طراحی پاکت نامه توضیح داده شد.
گام دوم: اطلاعات در این مرحله از طراحی باید در آن مشخص شود که چه نوع اطلاعاتی قرار هست قرار بگیرد به طور کلی اطلاعاتی که باید درج شود شامل تماس و لوگو سازمان می باشد قرار دادن اطلاعات تماس بر روی پاکت نامه هایتان نوعی بازار یابی و تبلیغات انجام می دهید و تعداد مشتریان تان را گسترش می دهید زمانی که مشتریان تان افزایش یابد درآمد بیشتری را به دست می آورید همچنین با قرار دادن لوگو در پاکت نامه نام سازمان و برند شما نزد مشتریان تان معتبر عنوان می شود و این یکی از عوامل تاثیر گذار بر روی جذب مخاطب می باشد. استفاده از پاکت نامه ها برای ارسال مکاتبات اداری نوعی برند سازی برای سازمان تان انجام داده می شود که این عامل در واقع یکی از عوامل تاثیر گذار بر روی اعتبار و جذب مشتری می باشد. با درج لوگو و اطلاعات تماس ثبات و پایداری سازمان را به مشتریان خود یاد آوری می کنید که در هر شرایطی در کنار مشتریان خود هستید این عامل باعث می شود که مشتریان شما نسبت به سازمان تان متعهد باقی بماند. قبل از اینکه اقدام به طراحی پاکت نامه کنید باید به طراحی سربرگ بپردازید به دلیل اینکه سربرگ جزء یکی از اقلام اداری می باشد نامه های خود را بر روی سربرگ می نویسید که برای ارسال آن از پاکت نامه ها استفاده می کنید به همین دلیل باید بین اجزای اداری یک هماهنگی وجود داشته باشد بدون اینکه به ساختار کلی طراحی شما صدمه بزند به یک مورد یا ویژگی سازمان تان تمرکز داشته باشد و در طرح ها باید به آن ویژگی سازمان اشاره شود.
گام سوم: انتخاب نوع کاغذ برای چاپ قبل از اینکه اقدام به چاپ پاکت نامه کنیم باید تعیین شود از چه نوع کاغذی برای چاپ استفاده شود با توجه به نوع و سایز کاغذ اقدام به چاپ می شود در ادامه مقاله با انواع کاغذ های چاپ برای پاکت نامه آشنا می شوید.
نکات مهم در طراحی پاکت نامه
• سادگی طراحی پاکت نامه باید به گونه ای انجام شود که با دیگر اجزای اداری همخوانی داشته باشد و در آن باید اطلاعات تماس، آدرس فرستنده، گیرنده و لوگو وجود داشته باشد.
• انتخاب رنگ در طراحی پاکت نامه باید از چند رنگ استفاده شود رنگ ها باید به گونه ای انتخاب شود که با هدف سازمان مطابقت داشته باشد به عنوان مثال برای یک رستوران باید از رنگ های استفاده کرد که باعث افزایش اشتها می شود مانند قرمز، زرد و نارنجی استفاده می شود به عبارتی برای هر نوع کسب و کاری باید رنگ سازمانی با توجه به هدف آن تعریف شود.
• انتخاب مناسب فونت یکی دیگر از عواملی که باید در زمان طراحی به آن توجه کنیم انتخاب نوع و سایز فونت می باشد نوع فونتی که انتخاب می شود باید با لوگو مطابقت داشته باشد اگر پاکت برای یک سازمان اداری طراحی می شود باید از فونت های رسمی مانند بی نازنین استفاده شود ولی اگر می خواهید به اطلاعات کسب و کارتان به صورت صمیمانه روی پاکت نامه قرار بگیرد می توانید از فونت های فانتزی استفاده کنید.
• درج اطلاعات محل استقرار اطلاعات باید مشخص باشد اطلاعاتی مانند نام سازمان یا لوگو باید در بالای پاکت نامه قرار گیرد و اطلاعات دیگری مانند شماره های تماس، آدرس فرستنده، گیرنده و ایمیل در بخش دیگری از پاکت نامه قرار گیرد.
چاپ پاکت نامه ها
پاکت نامه ها براساس دو شیوه چاپ افست و دیجیتال انجام می شود از چاپ افست برای چاپ در تیراژ بالا استفاده می شود در صورتی که از چاپ دیجیتال برای چاپ در تیراژ پایین استفاده می شود. براساس تعداد تیراژ های مورد نیاز نوع چاپ را در نظر گرفته می شود، چاپ پاکت نامه ها بر روی کاغذ هایی با گرماژ هایی در بازه 80 تا 140 انجام می شود.
همان طور که در بخش های پیشین مقاله گفته شد برای طراحی پاکت نامه از کاغذ هایی با سایز های مختلفی استفاده می شود رایج ترین نوع پاکت نامه ها، پاکت نامه هایی در سایز A4 می باشد در این سایز از پاکت نامه ها برای قرار گرفتن کاغذ های A4 بدون تا خوردگی استفاده می شود.
نوع دیگری از پاکت نامه برای چاپ استفاده می شود پاکت نامه های ملخی می باشد این نوع پاکت نامه ها زمانی که می خواهید کاغذی با سایز A4 در داخل آن بگذارید باید دو بار تا شوند در زمان طراحی پاکت نامه ها شکل درب این نوع پاکت نامه متنوع می باشد درب پاکت نامه های ملخی می توان به صورت صاف، تیز، ذوزنقه و گرد طراحی شود جهت چاپ پاکت نامه های ملخی از جنس کاغذ های تحریر، گلاسه، کرافت و کتان استفاده می شود و بر اساس جنس و گرماژ کاغذ هزینه آن محاسبه می شود. پاکت نامه های حاوی جنس گلاسه به دلیل استحکام و مقاومت شان طرفداران زیادی دارد این نوع کاغذ ها از جنس شان براق بوده و از کاغذ های گلاسه برای چاپ مجلات، کاتالوگ ها, پاکت نامه ها، کارت ویزیت و… استفاده می شود. همان طور که قبلا اشاره شد نوع دیگری از کاغذ ها که برای چاپ استفاده می شود کاغذ های نوع کتان می باشد کاغذهای کتان نوعی بافت است که ضخامت بالایی دارند و قدرت جذب جوهر بالایی دارد. نوع دیگری از کاغذ هایی که برای چاپ استفاده می شود کاغذ های تحریر می باشد در واقع متداول ترین نوع کاغذ در چاپ است گرماژ کاغذ های تحریر در بازه 70 الی 120 می باشد.
انواع پاکت نامه ها
پاکت نامه ها از نظر طراحی به سه نوع فانتزی، ساده و اداری تقسیم می شوند.
پاکت نامه های فانتزی:
پاکت نامه های فانتزی دارای طرح و رنگ های مختلفی هستند این نوع پاکت نامه ها برای ارسال مکاتبات اداری کاربردی ندارند برای دعوت دوستان خود به یک مراسم از کارت های دعوت استفاده می کنید در واقع کارت های دعوت جزء پاکت نامه های فانتزی می باشد.
پاکت نامه های ساده :
پاکت نامه های ساده رایج ترین نوع پاکت نامه ها می باشد پاکت نامه های ساده از کاغذ هایی با جنس تحریر استفاده می شود.
پاکت نامه های اداری:
پاکت نامه های اداری همان طور که از نام آن مشخص است برای ارسال مکاتبات اداری در سازمان ها استفاده می شود طراحی پاکت نامه های اداری باید به شیوه خاص و ویژه ای طراحی شود تا هویت و هدف سازمان در آن نمایان شود.