اگر شما نمی دانید قرار داد های خود را کجا نگه داشته و سازماندهی کنید، اوراق بسیار مهمی در داخل سازمان دارید و تعداد آن ها آنقدر زیاد شده که نیازمند رسیدگی هرچه سریع تر شما هستند یا که در آینده ممکن است در سازماندهی آن ها به مشکل بر خورید پس شما به فولدر هایی برای سازمان خود نیازمندید. اما این فولدر ها اگر طراحی متناسب با شرکت شما نداشته باشند نظم بصری سازمان شما را به هم خواهند ریخت. همچنین به وسیله درج لوگو و نام شرکت خود روی آن ها می توانید مالگیت خود روی اسناد مهم اداری را نشان دهید. شاید شما وسوسه شوید تا تمامی مدارک و اسناد خود را درون کامپیوتر شخصی خود ذخیره کرده و اعتقادی به داشتن آن ها به صورت مکتوب و کاغذی نداشته باشید.

این برای کسب و کار شخصی خوب است اما برای سازمانی که افراد زیادی در آن کار می کنند چطور؟ بهتر است اطلاعات سازمانی را که ممکن است افراد دیگر به آن ها نیاز پیدا کنند را به صورت مکتوب و چاپ شده در فولدر ها نگهداری کنید تا دیگران نیز در صورت نیاز بدون ارائه درخواست و گرفتن زمان با ارزش شما به آن ها دسترسی داشته باشد. نکته بعدی در این موضوع نهفته شده است که هیچ اعتمادی به ذخیره اطلاعات روی کامپبوتر وجود ندارد. آن ها ممکن است بر حسب اتفاق پاک شده و اطلاعات سازمانی شما به طور کل نابود شوند. پس شما حتما به آن اسناد به صورت چاپ شده نیاز پیدا خواهید کرد و باید آن ها را درون فولدر های سازمانی مرتب سازی کنید.