طراحی اوراق اداری
در سازمان های بزرگ بخش اعظمی از هزینه ها صرف مکاتبات اداری و نامه های رسمی می شود. سازمان ها علاقه مندند که برای این اوراق که اصطلاحا به آن ها اوراق اداری می گویند طراحی خاصی در نظر بگیرند تا هماهنگی سازمانی آن ها افزایش پیدا کند. اوراق اداری در اندازه و شکل های متفاوتی طراحی و تولید می شوند و هیچ محدودیت خاصی به جهت تنوع ندارند. شما می توانید برای هر اوراقی که در دفترتان به آن نیاز دارید طراحی خاصی متناسب با رنگ سازمانی خود در اختیار داشته باشید و به وسیله آن ها هماهنگی سازمانی خود را افزایش دهید. اوراق اداری شامل سربرگ های A4 و A5 ، کارت ویزیت، پاکت نامه، دفترچه یادداشت و اقلام اختیاری دیگر خواهد شد. با اینکه اوراق اداری شاید اوراق اداری طراحی های ساده ای داشته باشند اما تاثیر آن ها بسیار بیش تر از آن چیزیست که فکر می کنیم.
چرا باید برای اوراق اداری خود طراحی منحصر به فردی داشته باشیم؟
مسئله ای که تمام سازمان ها با آن دست به گریبانند مسئله برند سازی و هویت سازی آن هاست. سازمان ها دوست دارند نسبت به سایر رقبای خود متمایز دیده شوند. برند سازی بدان معناست که نام سازمان شما به صورت مداوم شنیده شده و شما را به عنوان شرکتی با مهارت بالا به جای یک شرکت تازه کار بشناسند. یکی از روش هایی که می توانید به وسیله آن این برند سازی را انجام دهید در نظر گرفتن طراحی اختصاصی برای اوراق اداری خود است. با داشتن اوراق اداری با طراحی همگون می توانید به سازمان خود نظم بخشیده و در نگاه بینندگان و مشتریان حرفه ای جلوه کنید. به وسیله سربرگ هایی که به صورت حرفه ای طراحی شده است می توانید مالکیت خود را روی آن ها نشان داده و این برای سازمان شما نوعی تبلیغ محسوب می شود.
در دنیای پر رقابت امروز نمی توان با ساده انگاری از رقبای خود عقب بمانید. طراحی اوراق اداری در جایی خود را به خوبی نشان می دهند که شما بخواهید جایگاه خود را در میان رقبا تشخیص دهید.
نامه های اداری هم در داخل سازمان رد و بدل می شوند و هم خارج از آن. نامه هایی که به خارج از شرکت فرستاده می شوند باید حاوی لوگو و رنگ سازمانی شما باشد. چرا که برند سازی و هویت سازی سازمان در دستان طراحی اصولی آن نامه است و به وسیله آن است که نامه شما در همان نگاه اول شناخته خواهند شد.
در ادامه دلایل داشتن اوراق اداری منحصر به فرد را بیش تر باز خواهیم کرد
1) اوراق اداری منحصر به فرد موجب برندسازی و در نهایت کسب اعتماد مشتری می شود.
اگر سازمانی برای خود ارزش قائل باشد برای مشتری نیز ارزش قائل است. این اصلی است که مشتریان شما آن را به خوبی درک کرده اند. فرض کنید وارد ساختمان سازمانی می شوید و آن سازمان هیچ اوراق اداری مخصوص به خود ندارد و روی کاغذ سفید معمولی درخواست های خود را به نگارش در می آورد. در مقابل آن سازمانی دیگر وجود دارد که کارت ویزیت های خود را برای مشتریان آماده نگه داشته است، سربرگ اداری داشته و اوراق اداری خود را در پاکت نامه های مخصوص به خود قرار می دهند. به کدام یک مایل هستید اعتماد کنید؟ سازمان دوم نه تنها برای برندسازی و هویت سازی خود ارزش قائل است بلکه به نیاز ها و درخواست های شما نیز احترام گذاشته و به آن ها وفادار خواهد بود.
2)می توانید اطلاعات سازمانتان را روی آن ها درج کنید.
اگر سازمانی برای خود ارزش قائل باشد برای مشتری نیز ارزش قائل است. این اصلی است که مشتریان شما آن را به خوبی درک کرده اند. فرض کنید وارد ساختمان سازمانی می شوید و آن سازمان هیچ اوراق اداری مخصوص به خود ندارد و روی کاغذ سفید معمولی درخواست های خود را به نگارش در می آورد. در مقابل آن سازمانی دیگر وجود دارد که کارت ویزیت های خود را برای مشتریان آماده نگه داشته است، سربرگ اداری داشته و اوراق اداری خود را در پاکت نامه های مخصوص به خود قرار می دهند. به کدام یک مایل هستید اعتماد کنید؟ سازمان دوم نه تنها برای برندسازی و هویت سازی خود ارزش قائل است بلکه به نیاز ها و درخواست های شما نیز احترام گذاشته و به آن ها وفادار خواهد بود.
2)می توانید اطلاعات سازمانتان را روی آن ها درج کنید.
از آن جایی که اوراق اداری یکی از ابزار ها و استراتژی های تبلیغاتی شما محسوب می شود بهتر است اطلاعات سازمانی خود را روی آن درج کرده و خود را در دسترس دیگران قرار دهید. با این کار به مشتریان احتمالی خود نشان می دهید که در صورت نیاز در دسترس هستید و آن ها با داشتن کارت ویزیت یا سربرگ شما می توانند به نحوی با شما در ارتباط باشند. این کار نه تنها جنبه تبلیغاتی دارد بلکه یکی از رسوم بین سازمانی نیز محسوب می شود. فرض کنید قرار است نامه رسمی ای را به یک شرکت دیگر بفرستید. هنگامی که نامه شما باز شود ممکن است خواننده بخواهد با شما تماس بگیرد. اگر شماره تلفن شما روی سربرگ یا پاکت نامه درج نشده باشد احتمال دارد آن فرد از برقراری ارتباط با شما منصرف شده و حتی به نامه شما بی محلی کند. در نتیجه هرگز از درج اطلاعات خود بر روی اوراق اداری غافل نشوید.
روی اوراق اداری خود چه اطلاعاتی را درج کنیم؟
فراموش نکنید که شما از طراحی اوراق اداری بهره می برید تا برای سازمان خود شخصیت منسجمی را طراحی کنید. همچنین آن ها علاوه بر ایجاد زیبایی بصری در سازمان، وظیفه تبلیغ شرکت را نیز بر عهده دارند. شما با درج لوگو، شماره تلفن، آدرس، ایمیل و … روی اوراق اداری خود می توانید به روش بهتری خود را به دیگران معرفی کنید.
در ادامه درباره مواردی که اوراق اداری شامل می شود بیش تر صحبت خواهیم کرد.
سربرگ
سربرگ ها معمولا در اندازه های A4 و A5 یافت می شوند و در برخی از دفاتر به اندازه وسیعی استفاده می شود. طراحی سربرگ باید به صورتی باشد که بتوان متن نوشتاری را به راحتی در آن جای داد پس در نتیجه بخش اعظم سربرگ ها باید به رنگ روشن یا سفید باشند تا متون روی آن ها تایپ یا نوشته شود. در طراحی سربرگ ها باید حتما از رنگ سازمانی بهره ببرید اما سادگی را نیز فراموش نکنید. بهتر است که رنگ های به کار برده شده در سربرگ ها را به یک الی دو رنگ محدود کنید چرا که رنگ ها هرچه بیش تر باشند، ممکن است باعث آشفتگی ذهنی شود.
پاکت نامه
پاکت نامه ها برای فرستادن نامه های اداری، فاکتور، چک و … ساخته می شوند. از آن جایی که بیش تر سربرگ ها هستند که درون پاکت نامه ها قرار می گیرند، هماهنگی بین طراحی سربرگ ها و پاکت نامه ها می توانید زیبایی بصری خاصی را در کنار هم ایجاد کرده و هماهنگی سازمانی خود را به رخ سایر رقبا بکشید.
کارت ویزیت
شاید کارت ویزیت ها یکی از ابزار های تبلیغاتی قدیمی باشند اما آن ها هرگز حذف نخواهندشد. چرا که همچنان طرفداران خود را داشته و هنوز هم مورد استفاده قرار می گیرند. آن ها یکی از واجبات سازمانی هستند. با حذف آن ها مشتریان بسیاری را از دست خواهید داد. معمولا می توانید روی کارت ویزیت اطلاعاتی همچون نام شرکت، شماره تماس، لوگو، آدرس، ایمیل و … را قرار دهید. سعی کنید در طراحی کارت ویزیت خود از طراحی های خاص و متفاوت استفاده کنید تا نسبت به دیگر رقبا متمایز شوید. طراحی کارت ویزیت شما باید با کسب و کار شما هماهنگ باشد.
برای مثال اگر شما کسب و کاری هنری دارید باید از کارت ویزیتی متفاوت از شرکت های سرمایه گذاری استفاده کنید. چرا که شکل و نوع کارت ویزیت می تواند بیانگر نوع خدمات شما باشد. معمولا برای چاپ کارت ویزیت از کاغذ هایی با گرماژ بالا استفاده می شود چرا که این نوع کاغذ ها از استحکام بیش تری برخوردار بوده و ماندگاری کارت ویزیت شما را چندین برابر می کند. همچنین شما می توانید با استفاده از سلفون یا روکش های موجود به کارت ویزیت خود بافت دهید تا مشتریان شما با لمس کارت ویزیت احساس بهتری داشته باشند. برای تولید کارت ویزیت می توان خلاقیت های بسیاری به خرج داد و در این زمینه جز صرف هزینه هیچ محدودیت دیگری وجود ندارد.
برای مثال اگر شما کسب و کاری هنری دارید باید از کارت ویزیتی متفاوت از شرکت های سرمایه گذاری استفاده کنید. چرا که شکل و نوع کارت ویزیت می تواند بیانگر نوع خدمات شما باشد. معمولا برای چاپ کارت ویزیت از کاغذ هایی با گرماژ بالا استفاده می شود چرا که این نوع کاغذ ها از استحکام بیش تری برخوردار بوده و ماندگاری کارت ویزیت شما را چندین برابر می کند. همچنین شما می توانید با استفاده از سلفون یا روکش های موجود به کارت ویزیت خود بافت دهید تا مشتریان شما با لمس کارت ویزیت احساس بهتری داشته باشند. برای تولید کارت ویزیت می توان خلاقیت های بسیاری به خرج داد و در این زمینه جز صرف هزینه هیچ محدودیت دیگری وجود ندارد.
دفترچه یادداشت
یکی از پرمصرف ترین اوراقی که در سازمان ها از آن استفاده می شود دفترچه های یادداشت هستند. اگر سازمانی برای کارمندان خود دفترچه یادداشت نداشته باشد ممکن است کارمندان از سربرگ های اداری به جای دفترچه استفاده کنند و این هزینه های سازمان را به مراتب افزایش می دهد. دفترچه های یادداشت سازمانی از کاغذ های دور ریز تشکیل می شوند و هزینه کمتری نسبت به تولید سربرگ های اداری دارند.
اوراق اداری
اوراق اداری همان طور که از نام آن مشخص می باشد به کاغذ هایی گفته می شود که برای انجام دادن امور سازمان انجام می شود برای اینکه از این کاغذ ها در سازمان استفاده شود می توان یک طراحی خاصی بر روی آن انجام شود تا از جلوه بصری برخوردار باشد برای ایجاد جلوه بصری در اوراق اداری از یک سری اجزاء تشکیل شده است به طور کلی اجزاء تشکیل دهنده اوراق اداری شامل سربرگ، کارت ویزیت، پاکت نامه و یادداشت ها می باشد به مجموع این ها ست اداری گفته می شود زمانی که صحبت از ست اداری می شود یعنی اینکه باید بین تمام اقلام اداری مانند سربرگ، یادداشت، کارت ویزیت، پاکت نامه ها باید هماهنگی وجود داشته باشد با طراحی اوراق اداری به سازمان یا کسب و کار تان اعتبار می بخشید و اطلاعات تان را در اختیار مشتریان خود قرار می دهید. در ادامه مقاله می خواهیم با اجزای تشکیل دهنده ست اداری آشنا شویم.
سربرگ
یکی از عناصر ست اداری می باشد که از آن برای ارسال و در یافت مکاتبات اداری به شیوه رسمی استفاده می شود در زمان طراحی سربرگ باید اطلاعاتی مانند لوگو، تاریخ پیوست، موضوع، آدرس، شماره تلفن، نام سازمان و زمینه فعالیت در آن قرار داده می شود در زمان طراحی سربرگ کاغذ به سه بخش هدر، فوتر و محتوا تقسیم می شود در قسمت بالای کاغذ یا هدر اطلاعاتی مانند تاریخ پیوست، موضوع، لوگو و نام سازمان قرار داده می شود در قسمت پایین کاغذ یا فوتر اطلاعاتی مانند شماره های تلفن و آدرس قرار داده می شود در قسمت کاتنت یا محتوا نوشته شما در آن قرار گرفته می شود به طور کلی هدف اصلی از طراحی سربرگ امکان ارسال و دریافت نامه ها می باشد. صدور پیش فاکتور، ارسال نامه و قرار داد از نمونه کاربردهای اوراق اداری می باشد.
در زمان طراحی اوراق اداری باید به مواردی مانند نوع فونت ، رنگ توجه شود رنگی که برای سربرگ در نظر گرفته می شود باید با رنگ سازمانی مطابقت داشته باشد ولی از آنجایی که سربرگ ها باید چاپ شوند باید پس زمینه آن ها سفید یا مشکی باشد تا در زمان چاپ مسئله ای نداشته باشید. معمولا سربرگ ها در سایز های A4,A5,B6,A6 طراحی می شوند سایز های استاندارد A4,A5 برای طراحی سربرگ استفاده می شود.
در زمان طراحی اوراق اداری باید به مواردی مانند نوع فونت ، رنگ توجه شود رنگی که برای سربرگ در نظر گرفته می شود باید با رنگ سازمانی مطابقت داشته باشد ولی از آنجایی که سربرگ ها باید چاپ شوند باید پس زمینه آن ها سفید یا مشکی باشد تا در زمان چاپ مسئله ای نداشته باشید. معمولا سربرگ ها در سایز های A4,A5,B6,A6 طراحی می شوند سایز های استاندارد A4,A5 برای طراحی سربرگ استفاده می شود.
کارت ویزیت
کارت ویزیت یکی دیگر از ابزار های تبلیغات و بازاریابی می باشد اطلاعاتی که بر روی کارت ویزیت درج می شود باید به گونه ای باشد که اطلاعات در سریع ترین زمان ممکن به مخاطب منتقل شود اطلاعاتی که بر روی کارت ویزیت قرار داده می شود می تواند به صورت پشت و روی باشد به عنوان مثال برای طراحی کارت ویزیت می توانید یک طرف از کارت تمامی اطلاعات به زبان فارسی قرار داده شود و در پشت کارت تمامی اطلاعات به زبان دیگری مانند انگلیسی قرار داده شود. اطلاعاتی که بر روی کارت ویزیت قرار داده می شود شامل نام سازمان، آدرس، شماره تماس، آدرس الکترونیکی و…. می باشد.
برای طراحی کارت ویزیت می توانید تمام اطلاعاتی که قصد دارید داخل کارت درج کنید نحوه درج آن به صورت افقی یا عمودی باشد طراحی افقی کارت ویزیت در میان طراحان رایج تر می باشد در زمان طراحی کارت ویزیت باید به مواردی مانند رنگ، فونت، تصویر توجه داشته باشید برای اینکه طراحی کارت ویزیت مان بیشتر ین تاثیر را بر روی مخاطب بگذارد و در سریع ترین زمان ممکن برند و محصولات را معرفی کند و مخاطب را جذب کند باید از ترکیب رنگی مختلفی استفاده شود ولی برای استفاده از ترکیب رنگی بهتر است که از رنگ های سازمانی برای ایجاد جلوه بصری استفاده کرد.
برای طراحی کارت ویزیت می توانید تمام اطلاعاتی که قصد دارید داخل کارت درج کنید نحوه درج آن به صورت افقی یا عمودی باشد طراحی افقی کارت ویزیت در میان طراحان رایج تر می باشد در زمان طراحی کارت ویزیت باید به مواردی مانند رنگ، فونت، تصویر توجه داشته باشید برای اینکه طراحی کارت ویزیت مان بیشتر ین تاثیر را بر روی مخاطب بگذارد و در سریع ترین زمان ممکن برند و محصولات را معرفی کند و مخاطب را جذب کند باید از ترکیب رنگی مختلفی استفاده شود ولی برای استفاده از ترکیب رنگی بهتر است که از رنگ های سازمانی برای ایجاد جلوه بصری استفاده کرد.
انواع کارت ویزیت
کارت ویزیت های مختلفی در بازار ها عرضه می شود کارت های ویزیت شامل:
کارت ویزیت فانتزی
مخاطب کارت ویزیت های فانتزی بیشتر کودکان می باشد.
کارت ویزیت عمودی
کارت ویزیت های عمودی شکل خاصی از کارت ویزیت می باشد از این نوع کارت ویزیت بیشتر در مشاغل هنری استفاده می شود.
کارت ویزیت افقی
کارت ویزیت های افقی از رایج ترین نوع کارت ویزیت می باشد که در همه سازمان ها استفاده می شود.
کارت ویزیت تعاملی
کارت ویزیت تعاملی به کارت ویزیت هایی گفته می شود دارای یک سری خطوط برش می باشد زمانی که در اختیار مخاطب قرار گرفته شد می توان با استفاده از این خطوط کارت ویزیت را جدا کرد و به یک شکل دیگر در می آید.
چاپ کارت ویزیت
برای چاپ کارت ویزیت می توان از کاغذ هایی مانند گلاسه، کتان، کرافت ،مقوا، ترموگراف، UV استفاده کرد.
پاکت نامه
یکی دیگر از اقلام اداری که برای ارسال نامه یا مکاتبات اداری استفاده می شود استفاده از پاکت نامه می باشد اطلاعاتی که در زمان طراحی پاکت نامه بر روی آن قرار داده می شود شامل نام سازمان، لوگو، آدرس فرستنده، آدرس گیرنده، شماره تماس و… می باشد با طراحی خاص در پاکت نامه می توانید در سریع ترین زمان ممکن پیام خود را به مخاطبان خود برسانید هدف از استفاده پاکت نامه نگهداری از محتوای پاکت نامه می باشد محتوای پاکت نامه شامل پیش فاکتور، رسید ها ، نامه و… می باشد.
طراحی پاکت نامه باید به صورت منحصر به فرد انجام شود تا از جلوه بصری مناسبی برخوردار باشد پاکت نامه ها در سایز های A4,A5,B4,A3 طراحی می شود در زمان طراحی پاکت نامه ها باید به مواردی مانند اندازه فونت، نحوه قرار گرفتن اطلاعات، تعیین ابعاد کاغذ توجه شود برای درج اطلاعات می توان اطلاعاتی مانند آدرس فرستنده، آدرس گیرنده، شماره تماس در یک بخش از پاکت نامه قرار داده می شود و اطلاعاتی مانند لوگو، نام سازمان و… در یک بخش دیگر از پاکت نامه قرار می گیرد.
طراحی پاکت نامه باید به صورت منحصر به فرد انجام شود تا از جلوه بصری مناسبی برخوردار باشد پاکت نامه ها در سایز های A4,A5,B4,A3 طراحی می شود در زمان طراحی پاکت نامه ها باید به مواردی مانند اندازه فونت، نحوه قرار گرفتن اطلاعات، تعیین ابعاد کاغذ توجه شود برای درج اطلاعات می توان اطلاعاتی مانند آدرس فرستنده، آدرس گیرنده، شماره تماس در یک بخش از پاکت نامه قرار داده می شود و اطلاعاتی مانند لوگو، نام سازمان و… در یک بخش دیگر از پاکت نامه قرار می گیرد.
انواع پاکت نامه ها
به طور کلی پاکت نامه به 3 دسته تقسیم می شوند.
پاکت نامه های فانتزی
پاکت نامه های فانتزی که با نام پاکت نامه های دعوت شناخته شده هستند در طرح ها و رنگ های مختلف وارد بازار می شود که از آن برای دعوت دوستان یا آشنایان استفاده می شود.
پاکت نامه های اداری
پاکت نامه های اداری برای ارسال و دریافت مکاتبات اداری استفاده می شود که طراحی خاصی که بر روی آن انجام می شود هویت و هدف سازمان نشان داده می شود.
پاکت نامه های ساده
رایج ترین نوع پاکت نامه، پاکت نامه های ساده می باشد جنس این نوع پاکت نامه ها از کاغذ تحریر می باشد.
دلایل استفاده از ست اداری
در کسب و کارهای بزرگ و کوچک برای اینکه بخواهند نامه ای ارسال کنند از ست اداری استفاده می کنند استفاده از ست اداری می توان مشتریان خود جذب کنید علاوه بر این باعث جلب اعتماد مشتریان می شود در ادامه می خواهیم دلایل استفاده از ست اداری در سازمان را شرح دهیم.
اعتماد مشتریان
استفاده از ست اداری در سازمان باعث می شود که تمامی مشتریان تان و سازمان هایی که با آن ها کار می کنید به راحتی به سازمان تان اعتماد کنند ارائه کارت ویزیت به مشتریان نشان دهنده حرفه ای بودن سازمان تان می باشد.
انتقال اطلاعات
استفاده از ست اداری مانند پاکت نامه، سربرگ و دفترچه یادداشت در سازمان علاوه بر اینکه می توانید اعتماد سازی کنید بلکه می توان اطلاعات سازمان خود را مانند نام سازمان، لوگو، شماره تماس، آدرس و… را در اختیار مشتریان خود بگذارید برای زمانی که می خواهند با سازمان تان تامل داشته باشند این اطلاعات در دسترس شان باشد.
جلوه رسمی
استفاده از ست اداری در زمان ارسال و در یافت مکاتبات اداری و… نشان دهنده حرفه ای بودن سازمان می باشد و این را به مشتریان خود یادآوری می کنید که یک شخصیت سازمانی دارید و در کار خود حرفه ای هستید و برای مشتریان خود ارزش قائل هستید.
ماندگار ماندن
استفاده از ست اداری در سازمان به دلیل قرار گرفتن اطلاعاتی مانند لوگو، نام سازمان، شماره تماس، آدرس و.. علاوه بر اینکه هویت سازمان خود را معرفی می کنید برند سازی هم انجام می شود و در ذهن مشتریان به خاطر سپرده می شود و همین عامل باعث ماندگاری سازمان تان می شود.
دسترسی آسان
یکی دیگر از مزیت های ست اداری در سازمان دسترسی آسان می باشد زمانی که مشتریان تان اطلاعات تماس شما را بخواهند به راحتی به آن دسترسی پیدا می کنند و همین عامل باعث افزایش مشتریان شما می باشد.